Tema del mes

Compliance Officer

 

1. Introducción al concepto “Compliance Officer”

La creciente producción normativa no sólo en España sino también internacional, así como su complejidad, ha puesto de manifiesto para las compañías la necesidad de mantener entre sus profesionales un nuevo perfil, el “Compliance Officer “  o persona responsable de supervisar y gestionar todas las cuestiones relacionadas con el cumplimiento normativo.

cartasLa primera referencia que encontramos en la normativa española es en la obligatoriedad de gestionar por parte de un responsable específico el compliance en la L.O. 1/2015, de 30 de marzo, que entró en vigor el día 1 de julio de 2015,  en el art. 31 bis, nº 2, condición 2ª: “La supervisión del funcionamiento y del cumplimiento del modelo de prevención implantado tiene que ser confiada a un órgano de la persona jurídica, con poderes autónomos de iniciativa y control”.

La segunda ocasión en la que encontramos referencia a este perfil de responsabilidad es en el  31 bis CP que se refiere a las funciones del “Compliance Officer “  en la condición cuarta de su nº 2, cuando afirma que “producido una omisión o un ejercicio insuficiente de sus funciones de supervisión, vigilancia y control” por parte del órgano de cumplimiento normativo.

El tercer momento en el que hace referencia a las funciones de este órgano es cuando el núm. 5, requisito 4 del citado art. 31 bis, afirma que es obligatorio que los modelos de organización y gestión impongan informar de posibles riesgos e incumplimientos “al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención”.

 

2. Funciones específicas del “Compliance Officer”

Gestionar el modelo de prevención

El apartado núm. 2, condición 2ª,(art. 31 bis núm. 2. Condición 2ª del Proyecto de 2013) fija, como tareas del Compliance Officer la supervisión del funcionamiento y cumplimiento del modelo y la vigilancia y control del personal sometido a él:

  • Supervisión del funcionamiento y cumplimiento del modelo.

La función principal del “Compliance Officer “ es la verificación del mapa de riesgos en base al que se ha diseñado todo el Modelo.

Un seguimiento correcto de este Modelo obligar al “Compliance Officer “a informar en todas aquellas cuestiones que pudiera tener relevancia a efectos de cumplimiento normativo.

  • Vigilancia y control del personal

La segunda función más destacable de un “Compliance Officer “ es la supervisión de todo el personal de la organización.

Por personal, no solo debemos entender aquellos trabajadores que se encuentren en la plantilla del la empresa, sino todo aquel que actúe en nombre esta

Información y formación sobre el Modelo de Prevención.

Otra obligación a destacar del “Compliance Officer “ es la sensibilización del personal ante el Modelo de Prevención.

Para ello, el “Compliance Officer “  deberá establecer documentación en la que quede recogido todas aquellas labores necesarias para el correcto funcionamiento de dicho Modelo, facilitando así la labor al personal al tener una herramienta donde acudir para poder resolver aquellas dudas que puedan surgir.

Otra cuestión trascendental es la formación del personal en el cumplimiento normativo, a cuyo efecto, bien directamente, o bien subcontratando o externalizando el servicio, el “Compliance Officer “  deberá responsabilizarse de que periódicamente se forme a todo el personal de la empresa en todos los aspectos relativos que puedan afectar en su actividad, al cumplimiento normativo penal.

Estemanos Modelo requerirá una revisión, y en ocasiones modificaciones, constante para adecuar el funcionamiento de la empresa a la concepto de prevención.

Por supuesto, cualquier variación en el mapa de riesgos, por una modificación legislativa, de cualquier índole, o por cualquier otro motivo, que pueda tener repercusión en la posible responsabilidad penal de la empresa, obligará a la adecuación del plan de prevención, y esta adecuación debe ser responsabilidad del “Compliance Officer “  . Así como cualquier cambio en la estructura de la empresa, o en su organización, o incluso en la actividad que desarrolla.

Gestión la comunicación interna.

El establecimiento de un procedimiento específico para la comunicación interna y externas ayudará al “Compliance Officer “  a detectar multitud de desviaciones del modelo, ya que todas las partes interesadas podrán hacerle llegar aquellas denuncias, observaciones o incumplimientos detectados en todos los procesos.

Además, todas estas comunicaciones y el resultado de las subsiguientes investigaciones, sin lugar a dudas, deben plasmarse en los correspondientes informes que se reportarán periódicamente al Consejo de Administración o Dirección de la organización.

Como conclución, podemos afirmar que la responsabilidad es el pilar fundamental de esta figura que deberá velar para que no se produzcan delitos en la empresa y encargada en dejar un rastro de su actividad de control, generando pruebas que acrediten que en ningún momento se ha producido una omisión del deber de control.

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